La facturation est une opération rattachée à l’activité d’une entreprise. Paradoxalement, c’est une procédure qui coûte de l’argent, prend du temps et peut même ralentir la gestion du flux commercial. Pour pallier ce désagrément, il est possible de générer automatiquement ses factures récurrentes. Petit tour d’horizon sur les caractéristiques de cet outil de gestion.
Factures récurrentes : qu’est-ce que c’est ?
Une facture récurrente ou facture périodique est un document commercial adressé à un même client à des intervalles de temps réguliers. Généralement, lorsque vous générez vos factures récurrentes, vous avez à gérer une prestation de service qui revient continuellement et dont la facturation doit être régularisée. La facture récurrente est mise en place lorsqu’il n’y a aucun changement à effectuer par rapport aux services, aux produits et aux coordonnées de chaque client. Il n’y a que la date et le numéro de facture qui changent. En revanche, le montant affiché sur la facture peut changer en fonction de la prestation. Dans ce cas, le traitement de la facture peut être un peu plus complexe. En la générant de façon automatique à l’aide d’un logiciel, son édition devient plus simple et plus rapide.
Avantages de générer des factures récurrentes
Faire le choix d’un module de gestion de factures récurrentes présente de nombreux avantages, surtout lorsque les documents à éditer sont conséquents.
Optimisation de tâches administratives
Une fois que l’outil conçu pour générer automatiquement les factures récurrentes est en place, les salariés n’ont plus à s’en charger. Cela fait gagner du temps ainsi que de l’argent. Autrement dit, son utilisation limite la réalisation des tâches à faible valeur ajoutée. Les collaborateurs peuvent alors se focaliser sur des missions à fortes valeurs ajoutées.
Un tableau de bord plus précis
Le suivi commercial et la gestion de trésorerie sont des actions indispensables pour le bon fonctionnement et le développement d’une entreprise. Grâce à la facture automatique, les ratios financiers de l’entreprise sont optimisées et le temps de traitement des documents récurrents est réduit. Il n’est plus nécessaire de perdre du temps à réconcilier une série de données atomisées sur plusieurs fichiers.
Une fiabilité plus accrue
Étant donné que l’édition de factures récurrentes s’effectue automatiquement, elle élimine le risque d’erreur. De plus, chaque facture est envoyée dans les temps, qu’un salarié soit présent ou pas le jour de leur envoi. Le recours à un logiciel de gestion offre donc plus de sécurité et plus de sérénité concernant le traitement fastidieux des factures répétitives.
Les paramètres à prendre en compte
L’édition d’une facture récurrente repose sur le renseignement de plusieurs informations destinées à personnaliser chaque facture périodique. Il faut notamment indiquer :
- la somme à facturer ;
- la période d’édition de la facture ;
- le destinataire du document ;
- la date limite d’envoi de la facture.
Aujourd’hui, grâce à l’évolution de la technologie, il est possible d’associer une signature électronique à l’envoi d’un document commercial. Dorénavant, cet outil est utilisé dans de nombreux secteurs d’activité en raison de sa simplicité d’utilisation et de sa fiabilité. Il est notamment adopté au sein des entreprises proposant un service d’abonnement, un contrat de location, un contrat de maintenance et un contrat de service.
