Avec l’avènement du digital, de plus en plus d’entreprises sur le marché passent à la dématérialisation des fiches de paie. L’utilisation d’un coffre fort électronique est un atout précieux pour les employeurs, mais aussi pour les salariés. Seulement, l’implantation de bulletins de paie dématérialisés implique certaines obligations pour une entreprise. Quelles sont les obligations à respecter pour l’utilisation d’un coffre fort électronique bulletin de paie ? Quels sont les principaux avantages de cette solution dématérialisée ? Consultez notre article pour en savoir plus sur le coffre fort électronique pour les bulletins de paie.
Qu’est-ce qu’un coffre fort pour fiche de paie numérique ?
Les bulletins de paie en version papier imposent d’énormes contraintes pour une entreprise : l’impression, les besoins de photocopies, le stockage, ainsi que la remise en main propre. Pour les organisations de grande taille, la gestion des documents peut devenir fastidieuse. Un coffre fort électronique est alors un outil utilisé pour dématérialiser les fiches de paie des salariés en entreprise. Il assure la protection des documents dans le respect des normes de confidentialité. Les risques de falsification, de vol et de perte de documents sont ainsi réduits. Optimisez la gestion de vos processus RH avec une solution de coffre fort électronique pour bulletin de paie comme Factorial.
Quelles sont les obligations liées à l’utilisation d’un coffre fort électronique pour une entreprise ?
L’utilisation d’un coffre fort numérique bulletin de paie doit se faire dans le respect de certaines obligations. Vous pourrez consulter cet article pour en savoir plus sur le coffre fort pour fiche de paie numérique.
Une obligation d’accessibilité
Les salariés doivent être en mesure de garder leurs bulletins de paie durant toute leur vie active. Les documents de paie doivent alors être accessibles à tout moment. En cas de cessation de l’activité de l’organisation, les salariés devront en être informés sous un délai de 3 mois pour la mise à disposition des fiches de paie. Ce délai permettra à tous les acteurs de faire la récupération de leurs documents. Le non-respect de cette règle oblige l’employeur à payer une amende de 450 euros par fiche de paie.
Une obligation de mise à disposition
Selon les textes de la réglementation, l’accès et la récupération des documents de paie doivent se faire de manière simple et efficace. L’entreprise est obligée de fournir les documents sous un format standard, faciles à utiliser.
Une obligation de conservation
Selon la loi, l’entreprise est dans l’obligation de conserver une copie des bulletins de paie pendant une durée de 5 ans au minimum.
Une obligation de sécurité
La sécurité des bulletins de paie générés électroniquement est à la charge de l’entreprise. Une signature électronique est à apposer sur chaque document pour éviter les falsifications.
Une obligation de conformité au RGPD
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) spécifie que toutes les données personnelles des salariés sont protégées par la loi. Il n’est pas possible de les traiter ni de les transmettre sans l’autorisation des personnes concernées.
Les avantages d’utiliser un coffre fort numérique pour bulletin de paie
L’utilisation d’un coffre-fort numérique bulletin de paie obligatoire procure des avantages considérables pour les entreprises, ainsi que leurs salariés :
Une protection des données des salariés
Les coffres forts numériques assurent l’intégrité et la confidentialité des données des salariés. Aucune des informations officielles des salariés ne risque d’être divulguée :
- le nom et le prénom ;
- la date de naissance ;
- le numéro de sécurité sociale ;
- l’adresse personnelle ;
- le salaire.
La valeur juridique de ces informations sera garantie dans un e-coffre fort.
Un gain de temps et de productivité
Le traitement de toutes les tâches administratives en ressources humaines peut prendre énormément de temps. Cela inclut la gestion, l’impression et la transmission des fiches de paie. L’utilisation d’un coffre fort pour fiche de paie numérique pour entreprise réduit de manière considérable les contraintes liées à ces tâches chronophages. L’édition et la transmission des bulletins de paie dématérialisés peuvent se faire en seulement quelques minutes. L’utilisation de ces outils innovants procure un gain de temps et de productivité pour le service RH.
Un accès rapide aux fiches de paie
La solution coffre fort numérique bulletin de paie permet aux salariés d’accéder à leurs fiches de paie en seulement quelques clics, peu importe l’endroit où ils se trouvent. Il suffit d’avoir un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone à leur disposition. L’utilisation de ces coffres forts est d’ailleurs très appréciée par les salariés pour cette raison précise.
Une amélioration de l’image de marque employeur
Utiliser une solution dématérialisée de bulletin de paie améliore grandement l’image de marque de l’entreprise. Il est important de noter que la dématérialisation de ce processus RH entre dans le cadre d’une démarche de transition écologique et de développement durable. L’entreprise évite l’utilisation de milliers de papiers et d’encre, pour participer à la préservation de l’écosystème dans lequel nous évoluons. L’organisation réduit ses quantités de déchets tous les ans. C’est une manière efficace de réduire son empreinte carbone. Les coffres forts numériques sont alors des atouts de taille en écologie.
