Comment faire les bons choix en matière d’outil PPM ?
En quarante ans, les risques liés à la mise en œuvre d’un logiciel de gestion de projets sont aujourd’hui bien cernés. Les études ne manquent pas, qui montrent clairement les difficultés ainsi que les déceptions rencontrées parfois lors de leurs implantations. Ces progiciels sont en effet complexes à mettre en œuvre, notamment parce qu’ils impliquent plusieurs directions au sein de l’entreprise, et les attentes de l’entreprise peuvent également être déçues lorsqu’elles n’ont pas été correctement exprimées.
L’étude la plus conséquente réalisée ces dernières années portait sur un panel de 1 300 entreprises interrogées. Nous en tirons les chiffres suivants : la mise en œuvre d’un logiciel de gestion aura duré plus longtemps que prévu dans 90% à 93% des cas, et des dépassements de budget auront été constatés dans un à deux cas sur trois (selon les études) ; lorsqu’il y avait dépassement de budget, celui-ci était en moyenne de près de 40% enfin, les prévisions sur les budgets ou sur les échéances auront été dépassées de 50% dans 40% des projets de mise en œuvre. Il est par ailleurs constaté que l’augmentation de ces écarts sur les prévisions peut parfois mener à l’arrêt de la mise en œuvre d’un logiciel de gestion.
Les outils de gestion nécessitent, de manière intégrée, les expertises métiers de plusieurs directions. Il a parfois été observé des non-conformités aux exigences opérationnelles des entreprises, que ce soit du fait d’une mauvaise prise en compte (lors de la mise en œuvre) ou d’une expression imparfaite (avant la mise en œuvre) de ces exigences. Des goulots d’étranglement, par exemple lors de la saisie ou le traitement des données courantes, ou lors des prises de décision, peuvent parfois apparaître. L’efficacité d’un logiciel de gestion, et donc son bénéfice, en est alors réduit et parfois de manière drastique. Enfin, il a pu arriver par le passé que les coûts d’exploitation aient finalement été plus élevés que prévus ou que des modifications de l’environnement de l’entreprise (économie, marché, commerce ou ventes) n’aient pas été anticipées, rendant le projet d’un logiciel de gestion inutilisable ou finalement plus rentable.
Il convient donc, pour la mise en œuvre d’un logiciel de gestion dans une entreprise, grande ou PME, de s’entourer d’une société experte dans ces progiciels, ayant plusieurs années d’expérience et sachant mettre en œuvre une méthodologie de gestion des risques. Un projet de réalisation d’un logiciel de gestion possède de très nombreuses composantes : planning ; gestion de ressources ;gestion du budget ; gestion de l’avancement du projet ; gestion de la qualité ; risques relatifs à l’implication des différents métiers, à l’intégration du progiciel et au contrôle interne ; réalisation des tests sur des données et les reprises de ces dernières. Il s’agit aussi, avant tout, de s’assurer que les bonnes pratiques de l’entreprise ainsi que ses attentes seront correctement comprises et bien prises en compte, afin de réduire significativement les temps de mise en œuvre et de mise en conformité du progiciel intégré. Ce dernier point est à considérer comme crucial pour la bonne mise en œuvre de toute solution de gestion de projets.
