Pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises, de nombreux business center proposent un espace disponible et propice à une réunion de travail. Effectivement, la location d’une salle de réunion en dehors des locaux de bureau est devenue une tendance en vogue. Par ailleurs, ces centres mettent en œuvre des services convenables aux attentes de chaque entreprise. Il s’avère plus judicieux de connaître les intérêts de cette stratégie et de bien choisir le lieu le plus adapté. Focus.
Qu’est-ce qu’une salle de réunion ?
Une salle de réunion est également appelée salle de conférence, salle de conseil de direction, etc. C’est un lieu stratégique où se déroulent divers événements d’une entreprise (formation, réunion, conseil, …). La salle de réunion a été réinventée en étant intégrée dans les grands hôtels, les centres d’affaires (business center) et les centres de congrès. Selon la nature de l’événement à organiser, il importe de consulter le site officeriders.com et de se renseigner sur certains détails ici.
Les dispositions de salle selon l’objectif
Une salle de réunion est rangée selon l’objectif de chaque événement et il en existe de multiples dispositions :
- la disposition en U : ouverte et conviviale, pour favoriser les échanges (réunions de brainstorming, ateliers B2B ou visioconférences) ;
- la disposition en cadre : pour inciter à la prise de parole (comités d’entreprise ou réunions commerciales) ;
- la disposition en table ronde ou rectangulaire : pour une réunion en petit comité (réunions de comité de direction ou de prise de décision) ;
- la disposition de salle de théâtre : très peu d’échange, favorable pour une réunion d’information ;
- la disposition en salle de classe : pour les formations professionnelles et les présentations.
Pourquoi louer une salle de réunion en dehors du bureau ?
Au bureau, les employés ont tendance à se lasser d’un environnement familier et ne font que jouer à leur stylo ou consulter leur téléphone. Louer une salle de conférence en dehors du lieu de travail peut faire des merveilles.
Pour faire bonne impression
Lors d’un important rendez-vous d’affaires, il est préférable de rencontrer le client dans un bâtiment prestigieux et dans une salle confortable. Cela offrira la possibilité à l’entreprise qui l’accueille de faire une première bonne impression.
Un lieu stratégique pour une réunion unique
Louer une salle de réunion dans un lieu stratégique est idéal pour accueillir des clients venant de l’étranger ou des quatre coins de la France. Il peut s’agir d’un business center situé dans un centre-ville, à proximité des aéroports ou des gares. Afin d’organiser une réunion unique, l’important est de s’assurer que la salle soit bien équipée, confortable et modulable.
Pour stimuler la créativité
Organiser une réunion, une conférence, un séminaire dans un lieu atypique, voire insolite ou dans une salle originale stimule la créativité et suscite la curiosité des équipes. Ces dernières profitent d’un cadre de travail différent pour se ressourcer en cassant la routine.
Autres avantages de la location d’une salle de réunion
Outre ces multiples atouts susmentionnés, louer une salle de réunion hors de locaux de votre société vous permettra également :
- d’apaiser l’ambiance en faisant tomber les barrières hiérarchiques ;
- de faciliter la communication lors d’une situation stressante ;
- de renforcer la cohésion d’équipe en insufflant un sentiment d’appartenance et une nouvelle dynamique ;
- de travailler plus efficacement en ayant les bons outils prévus à cet effet ;
- de développer votre réseau professionnel en faisant des rencontres avec les employés du business center ;
- d’avoir une salle en parfaite adéquation avec vos besoins.
Comment choisir la meilleure salle pour la réunion d’entreprise ?
Pour le bon déroulement de votre réunion d’entreprise hors des locaux habituels, optez pour la meilleure salle en tenant compte des critères suivants :
- le nombre de participants conviés à l’événement ;
- l’équipement disponible : connexion internet haut débit ou Wifi, vidéoprojecteur et écran de projection, prise électrique, tableau blanc, etc. ;
- la disposition de la salle par rapport à vos objectifs ;
- l’aspect esthétique et l’originalité du lieu avec ses détails techniques et logistiques ;
- les prestations proposées par le business center : service traiteur ou autres services spéciaux ;
- la sécurité et l’accessibilité du lieu : code spécial ou clé sécurisée.
