Avez-vous des difficultés à gérer le capital humain de votre entreprise ? Pour assurer la croissance continue de votre structure, vous devez établir un référentiel de compétences. Ce guide vous permet d’explorer les avantages de cet outil et les techniques efficaces pour réussir sa mise en œuvre. Le déploiement du référentiel de compétences permet de mener des actions liées aux RH (recrutement, formation, mobilité interne…). Il offre de nombreux avantages intéressants pour l’entreprise et pour les salariés. Cependant, pour profiter de son impact, vous devez réaliser une démarche rigoureuse.
Qu’est-ce qu’un référentiel de compétences ?
Le référentiel de compétence est un outil managérial qui permet de rassembler sur un seul document, les atouts nécessaires pour occuper un poste. Présenté sous forme de tableau, il est utilisé par l’entreprise pour connaître avec plus de précision son patrimoine de compétences. Grâce à la liste descriptive des compétences, les dirigeants ont une vision globale et détaillée des qualifications indispensables à l’échelle d’un service, d’une fonction ou d’un métier.
Les éléments du référentiel
Les éléments du référentiel de compétences sont cruciaux pour identifier les qualifications nécessaires à chaque poste dans l’entreprise. En détaillant ces qualifications, on peut mieux définir les attentes et besoins de chaque fonction. Cela comprend les connaissances théoriques (compétences académiques, techniques et générales), les connaissances techniques et opérationnelles (habilités pratiques liées aux outils et procédures), et les connaissances transversales et comportementales (soft skills comme l’initiative, l’écoute et la gestion du stress). En structurant le référentiel autour de ces éléments, l’entreprise peut mieux gérer le recrutement, la formation et la mobilité interne, optimisant ainsi son capital humain.
Les connaissances théoriques
Les connaissances théoriques permettent de maîtriser un poste en particulier. Elles regroupent les compétences (académiques, techniques et générales) acquises au cours d’un parcours de formation initiale ou continue. Parmi les savoirs à répertorier, on retrouve la maîtrise des outils, des langues étrangères, de l’informatique, des méthodologies et des réglementations liées aux activités clés. Le référentiel doit exposer de manière claire l’ensemble des connaissances avec les niveaux de maîtrise attendus en fonction des fonctions et métiers concernés.
Les connaissances techniques et opérationnelles
En plus des connaissances théoriques, le référentiel mentionne les compétences techniques et opérationnelles inhérentes à chaque métier. Il s’agit des habiletés concrètes à maîtriser les outils, équipements et procédures spécifiques à un poste. En fonction du secteur d’activité de l’entreprise, on peut retrouver :
- le pilotage des machines et véhicules ;
- la maîtrise de techniques manuelles ou artisanales ;
- l’utilisation des langages de programmation ;
- la préparation des repas, etc.
Ces connaissances théoriques sont le cœur du métier et elles apportent de la valeur ajoutée aux collaborateurs. La description précise de ces compétences par niveaux d’expertise permet d’identifier les besoins de formations techniques et d’évaluer les performances.
Les connaissances transversales et le comportement
Ici, on retrouve les connaissances et les compétences inhérentes à chaque collaborateur (soft skills). Elles sont composées du comportement et des capacités relationnelles qui permettent d’interagir dans un environnement de travail. Parmi les qualités à posséder, on peut citer : le sens de l’initiative, la capacité d’écoute, le raisonnement analytique, la gestion du stress, l’adaptation… Selon les postes et les besoins d’une organisation, il est possible d’établir un référentiel composé des connaissances transversales. Enfin, il est important de dissocier la fiche de poste du référentiel de compétences. Le premier regroupe les informations liées à un poste, c’est-à-dire, son intitulé, les missions et activités, les moyens alloués, le statut, etc. Quant au référentiel, il cartographie les connaissances qui sont utiles à la bonne gestion d’un poste.
Pourquoi établir un référentiel de compétences pour votre entreprise ?
Le référentiel de compétences est un outil d’analyse qui permet à l’entreprise d’effectuer une démarche GPEC. Grâce à ce document, le service des ressources humaines évalue la différence entre les qualifications effectives et celles qu’il faut pour un métier en particulier. Il permet également de prévoir les évolutions des métiers et des postes à court et moyen terme. L’utilisation du référentiel de compétences sert à créer un plan d’actions RH (recrutement, formation, gestion des âges…) pour combler les écarts existants. Cet outil permet de mettre en œuvre des dispositifs de formation professionnelle. Les spécialistes du service RH l’utilisent pour planifier des séances de mise à niveau par compétences et pour toutes les équipes. En parallèle, le référentiel de compétences sert de base lors des entretiens annuels des collaborateurs. Les professionnels qui s’occupent de cette évaluation mesurent les performances des salariés en utilisant les compétences théoriques, techniques et comportementales. L’établissement de ce document permet enfin :
- d’établir des fiches de poste ;
- de définir le profil type d’un candidat ;
- d’améliorer l’efficacité du personnel, etc.
Pour atteindre ces différents objectifs avec le référentiel de compétences, il faut investir du temps et mobiliser des ressources.
Comment construire un excellent référentiel de compétences ?
Pour profiter de tous les avantages du référentiel de compétences, il faut faire preuve de rigueur et de méthodologie. Voici 3 étapes clés pour établir votre document récapitulatif des qualifications essentielles pour occuper un poste.
Identifier les compétences de manière efficace
L’idée est de créer un référentiel de compétences pertinent qui permet de valoriser le capital humain de l’entreprise. Pour y parvenir, il faut identifier les qualifications clés de la structure. La mise en place de différents groupes de travail hétérogènes est la première étape du processus. Elle doit être accompagnée de sessions au cours desquelles les dirigeants et membres du service RH peuvent échanger sur les métiers nécessaires au bon fonctionnement de la structure. À la fin, il faut définir les référentiels à aborder en priorité et les compétences à intégrer.
Hiérarchiser les compétences
Il existe une hiérarchie entre les différentes connaissances. En effet, les qualifications varient en fonction du métier concerné. Ainsi, il faut définir les compétences et les niveaux requis pour gérer un poste spécifique. Pour y parvenir, il suffit de réaliser une classification qui prend en compte les savoirs, savoir-faire et savoir-être.
Rédigez votre référentiel de compétences
Une fois les données réunies, il faut les mettre en forme pour obtenir le référentiel de compétences. Pour faciliter son utilisation, les informations doivent être restituées de manière claire sur le support choisi, car un document complexe a tendance à décourager les collaborateurs. L’équipe chargée de construire le référentiel peut regrouper l’ensemble des connaissances par rubrique. Ensuite, elle doit faire des descriptions brèves de chaque intitulé. Les exigences des différents niveaux de qualification inhérents à chaque métier sont indispensables pour compléter le reste de l’inventaire. Le référentiel de compétences est un outil stratégique pour les entreprises qui souhaitent survivre à long terme. Grâce à ce document, il est possible de recruter du personnel performant pour chaque poste à pourvoir. Son utilisation permet par ailleurs d’organiser des formations afin d’améliorer le niveau des collaborateurs.
