Animer une réunion en entreprise peut représenter un moment de stress pour de nombreuses personnes, notamment si c’est la première fois. Après avoir mené à bien l’étape de préparation, de la définition des objectifs à l’ordre du jour en passant par la planification de la date et de l’horaire, il est temps de penser à l’aspect pratique nécessaire à la bonne tenue du meeting. Une bonne organisation pratique permet en effet d’anticiper chaque moment de la réunion et donc d’être plus serein au moment d’animer la rencontre.
Utiliser une présentation PowerPoint de qualité pour guider la réunion
La première chose à faire est de préparer une présentation PowerPoint de qualité qui va servir de support et de trame de fond pour toute la réunion. Le diaporama a un double objectif d’organisation pour vous et d’illustration pour vos collaborateurs : elle vous permet de savoir où vous en êtes dans votre présentation et d’illustrer votre propos aux autres participants pour une meilleure compréhension. Si vous construisez votre Powerpoint vous-même, ayez à l’esprit qu’il doit être à la fois précis, concis et impactant. En d’autres termes, il doit présenter uniquement les informations principales pour rester lisible tout en étant utile. L’aspect visuel (design, couleurs…) a également une importance capitale en matière de lisibilité et d’impact. Pour vous aider à préparer le diaporama de votre première réunion et maximiser son impact, n’hésitez pas à faire appel à une agence PowerPoint spécialisée qui pourra mettre son expertise à votre service. Gardez à l’esprit qu’il s’agit de l’élément principal pouvant à lui seul décupler la qualité du meeting.
Prévoir un paperboard pour illustrer les explications complémentaires
Si le PowerPoint est le meilleur support pour les éléments principaux de votre présentation, il est possible que les discussions débordent un peu du cadre que vous aviez envisagé et demandent plus d’explications et d’illustrations. En ce sens, prévoir un autre support sur lequel vous pouvez écrire et dessiner en direct peut s’avérer utile. Si la salle de réunion dispose d’un tableau, de marqueurs ou de craies, ces dispositifs feront très bien l’affaire ; en revanche, si elle n’est pas équipée, prévoir un paperboard constitue une bonne solution.
Demander à un participant de prendre des notes pour le compte-rendu
Les réunions font la plupart du temps l’objet d’un compte-rendu qui sert d’aide-mémoire pour se rappeler de tout ce qui a été dit (ce qui peut être utile en cas de litige par exemple). Il peut également servir d’outil de communication pour partager le contenu et les résultats de la réunion. Or, lorsque l’on anime un meeting, il est difficile de prendre des notes en même temps. Il est alors utile de demander à l’un des participants de prendre le rôle de scribe et de rédiger un compte-rendu en direct, ou de prendre des notes vous permettant de le construire vous-même a posteriori. Notez que, dans leur immense majorité, les dispositifs participatifs sont bénéfiques d’un point de vue de bien-être au travail : une participation active permet à chacun de se sentir utile, ce qui est toujours gratifiant.
